SISTEMI QUALITÀ - AUDIT IN REMOTO

Com'è andata

Non solo nel periodo del lockdown, ma anche durante la fase post lockdown ed in questa seconda fase di ripresa dei contagi, molti audit di sistema sono stati condotti nella modalità in remoto, cioè senza la presenza fisica dell’auditor nei luoghi di svolgimento delle attività lavorative.
Da una parte la necessità di tutelare gli auditor, evitando che quotidianamente siano costretti a frequentare persone diverse esponendo gli stessi ad un grosso rischio, dall’altra le misure adottate dalle aziende per la prevenzione del contagio, che in alcuni periodi hanno comportato anche il divieto di accesso di personale esterno.
È così che la soluzione dell’audit in remoto ha permesso di svolgere queste attività, ma in che modo?
Beh, dal punto di vista delle regole e delle procedure di audit, non ci si è dovuti inventare molto, già dal 2011 con il documento IAF ID 3, lo IAF (associazione internazionale degli organismi di accreditamento), aveva definito le regole da attuare in caso di situazioni straordinarie (comprese le pandemie) che potevano influenzare il lavoro degli organismi di accreditamento e di certificazione. Inoltre dal 2018, con il documento IAF MD 4, lo stesso IAF aveva già regolamentato l’uso della tecnologia informatica e della comunicazione nei processi di audit.
Quindi almeno da questo punto di vista eravamo pronti.
Un po’ meno dal punto di vista delle tecnologie.
All’inizio i problemi tecnologici si sono fatti sicuramente sentire, non solo per le attività di audit, per tutte le attività da svolgere “on-line”. La maggior parte delle aziende non era pronta; pensiamo che la maggior parte di noi, un anno fa non conosceva quasi nessuna di quelle piattaforme di videoconferenza che oggi quotidianamente usiamo. E comunque là dove già impiegate, spesso lo erano limitatamente alla chiamata alternativa alla telefonata, o alla riunione in videoconferenza, come grande evento aziendale.
Devo dire però che le aziende sono state comunque reattive, e oggi non solo ci riuniamo virtualmente con colleghi, clienti, fornitori, ma scambiamo documenti su queste piattaforme, proiettiamo presentazioni, disegniamo e scriviamo su lavagne virtuali, creiamo sale riunioni all’interno di altre sale riunioni, chattiamo, ecc.
Superato lo scoglio tecnologico, per alcuni costituito anche da problemi di connessioni internet non proprio efficaci, abbiamo cambiato il nostro modo di lavorare. Ritorniamo però ai nostri audit in remoto.
 

Il processo di audit

Prima di parlare della conduzione degli audit in remoto, ripassiamo brevemente come avviene un audit di certificazione (vedi anche il mio post STEP 7 - CERTIFICAZIONE), di sorveglianza o di rinnovo.
L’attività di un normale audit in presenza è così strutturata.

1. Riunione di apertura

Durante la quale l’auditor o il gruppo di audit (se vi sono più auditor) si presentano, confermano con l’azienda lo scopo dell’attività, si assicurano che tutte le attività di audit pianificate possano essere eseguite, valutano eventuali problematiche che possano richiedere modifiche alla pianificazione dell’audit.

2. Conduzione dell’audit

La conduzione dell’audit avviene attraverso la visione delle attività aziendali, colloqui ed interviste con il personale coinvolto, il riesame di documenti, il tutto per raccogliere tutte le informazioni necessarie per valutare poi la conformità del sistema di gestione. Alla fine l’auditor o il gruppo esprime l’esito della valutazione.

3. Produzione delle risultanze dell’audit

L’auditor o il gruppo di audit si riuniscono per riesaminare le informazioni a fronte dei criteri dell’audit ed esprimere una valutazione finale, anch’essa in linea con i criteri dell’audit, esprimendo la conformità o meno del sistema, e le raccomandazioni per il miglioramento o i punti di forza o critici del sistema se richiesto dalla pianificazione.

4. Riunione di chiusura

Riunione nella quale il responsabile del gruppo di audit presenta le risultanze e le conclusioni dell’audit.
 

Audit in remoto

In pratica, dei quattro momenti principali che costituiscono l’attività di audit, ben tre sono delle riunioni, e se lasciamo perdere l’importanza di darsi la mano e scambiare alcune battute davanti ad un caffè da bere insieme, non vi è molta differenza tra condurle in presenza o a distanza; diverso il discorso per il punto due cioè la conduzione dell’audit.
Visionare le attività direttamente sul luogo di lavoro, poter parlare direttamente con il personale presente, approfondendo gli aspetti di gestione di un processo, riesaminare la documentazione operativa che proprio quel giorno il personale sta utilizzando è quasi impossibile da fare con la stessa efficacia attraverso un collegamento in remoto.
Certo le tecnologie ci vengono in aiuto, e ad esempio una videochiamata durante la quale qualcuno dell’azienda riprende le lavorazioni, ed inquadra gli addetti, consentendo anche un’intervista in diretta con l’auditor possono sicuramente aumentare l’efficacia dell’audit. Ma ci sono cose che a distanza non si possono vedere né sentire. Dovremmo fare ora una distinzione, inoltre, tra le aziende che hanno un sistema di gestione da sottoporre ad audit e quelle che ne preparano uno per il giorno dell’audit. È evidente che organizzazioni che non attuano il sistema avranno la “vita più facile” il giorno dell’audit in remoto, poco male comunque, se non attuano il sistema il resto dell’anno, nemmeno un audit in presenza potrà veramente fare la differenza.
Ritorniamo quindi alle aziende che hanno adottano seriamente il sistema e che quindi hanno, i giorni dell’audit, tutto l’interesse a fornire all’auditor la visione più completa del funzionamento del sistema, per consentire una valutazione tale da permettere all’auditor stesso di dare un valore aggiunto a questa attività.
 

Punti critici

• una limitata visione della situazione aziendale che si può avere solo con una presenza fisica,
• la totale assenza della comunicazione non verbale con il personale,
• le possibili difficoltà tecniche (mancanza di segnale o disturbi) durante le attività di audit in particolare durante le interviste,
• le difficoltà in caso di interruzioni del personale in collegamento per altri problemi aziendali, che possono essere meglio gestite in presenza, cambiando al volo le attività pianificate,
• il rischio di un numero di evidenze insufficienti per una corretta valutazione,
• la necessità di trasmettere all’esterno dell’azienda molte più informazioni documentate del sistema che altrimenti l’auditor potrebbe visionare di persona.
  
   

Punti di forza

• la riduzione o addirittura l’eliminazione dei tempi di viaggio e di conseguenza dei costi, un plus per l’auditor ma anche per l’azienda,
• non essendo più la distanza dell’auditor dall’azienda un problema, l’organismo di certificazione ha maggiori opportunità nell’assegnazione dei propri auditor,
• la riduzione o addirittura l’eliminazione dei tempi di spostamento durante l’audit tra le varie sedi o nei cantieri o presso i siti di svolgimento delle attività esterne,
• una maggior facilità nella pianificazione attraverso, ove necessario, una maggiore divisione delle giornate di audit (non essendo gli spostamenti più un vincolo),
• la possibilità di ridurre i tempi di impegno dell’azienda nelle fasi di riesame documentale.
  
   

Conclusioni

Dovendo fare una scelta drastica, o tutto o niente, opterei certamente per l’audit in presenza, ma credo invece che la soluzione stia, come spesso accade, in una via di mezzo.
Esclusi alcuni settori, penso ad esempio ad alcune aziende informatiche per le quali la modalità potrebbe continuare anche in futuro ad essere quella dell’audit in remoto, probabilmente poco cambierebbe (vedi il post QUALITÀ DIGITALE il caso Ikon S.r.l.), per molti altri questo non sarebbe possibile, almeno non con risultati veramente efficaci.
L’audit in remoto potrebbe però essere sfruttato, con benefici notevoli, in alcuni casi specifici:

• nello stage 1 nel percorso di prima certificazione,
• per la parte di audit che riguarda gli aspetti documentali,
• per le “mezze giornate” ottimizzando così la pianificazione,
• per aziende multi-sito dove le attività sono le stesse in ogni sito, a rotazione l’auditor potrebbe vedere alcuni siti in presenza e gli altri a distanza.

Sarei concorde nel salvare questa esperienza almeno per una parte delle attività di audit, l’importante però è che al centro di queste scelte ci siano sempre le necessità delle aziende e l’efficacia, ma direi in questo caso anche l'efficienza del processo di certificazione.