La formazione è uno strumento estremamente potente per assicurare sia il coinvolgimento che la competenza del personale coinvolto nel sistema di gestione aziendale.
Spesso però le attività di formazione sono mal sfruttate all’interno dell’organizzazione, troppo orientate ad aspetti teorici e di sola conoscenza, o svolte per obbligo di legge, mentre l’obiettivo principale è quello di coinvolgere le persone nei processi e di assicurare loro la competenza necessaria per la gestione dei processi stessi.
Nello STEP 5 del processo di implementazione del sistema di gestione secondo il percorso de laqualitapossibile è prevista attività di formazione orientata a trasferire al personale le competenze necessarie alla gestione dei processi, come definiti negli step precedenti.
Questo è un passo fondamentale nel percorso d’implementazione del sistema, è il momento in cui dopo le attività di analisi e definizione del nuovo sistema di gestione, si passa alla reale applicazione.
Il programma e le modalità di erogazione dell’attività formativa è, ovviamente, personalizzato sulla singola azienda.
Nelle piccole aziende le attività potrebbero non necessitare di lezioni d’aula frontali, ma avvenire attraverso delle riunioni operative ed attraverso affiancamento al personale direttamente coinvolto nei processi.
Nelle organizzazioni più strutturate, lezioni frontali potrebbero essere utili per ottimizzare e ridurre i tempi coinvolgendo, su argomenti comuni, più persone contemporaneamente.
Inoltre, ove necessario, l’utilizzo di piattaforme di formazione on-line permetterà di ottimizzare i tempi e di abbattere le distanze ed i costi di trasferta.
Ma cosa c’è da spiegare?
Di seguito riporto una sintesi dei contenuti tipici della formazione diretta al personale coinvolto nell’attuazione del sistema compresa nello STEP 5, elencandoli in una breve lista di cosa NO e cosa SI.
NO ai concetti teorici della qualità.
SI al significato di qualità specifico nella vostra azienda, la missione, le politiche e gli obiettivi.
NO alla storia delle normative sulla qualità.
SI ad una spiegazione sulla normativa attuale e di come questa ci può aiutare.
NO all’illustrazione dei requisiti delle norme.
SI ai requisiti del sistema che abbiamo già realizzato per l’azienda.
NO all’illustrazione di manuali, procedure o istruzioni che potete leggere da soli.
SI alla formazione sulle nuove modalità operative di gestione dei processi.
Nei sistemi di gestione ambientale e di salute e sicurezza sul lavoro, parte della formazione è ovviamente dedicata alla gestione degli aspetti ambientali ed ai rischi. In questi casi:
NO alla formazione sugli obblighi e divieti astratti delle norme di legge.
SI alle modalità operative definite per la gestione di aspetti e rischi in conformità alla legge.
Niente teorie insomma: dopo aver definito i processi e le procedure da seguire, è necessario trasferire in modo veloce ed efficace le competenze alle persone coinvolte.
Come dicevo il programma di formazione è personalizzato e dipende da diversi fattori: struttura organizzativa, personale interessato, livello di competenze attuale, ecc. Diverse possono essere le modalità utilizzate per la formazione, ecco alcuni di esempi.
Formazione sui processi
L’implementazione di un sistema di gestione comporta lo svolgimento di nuove attività che prima non venivano effettuate, ad esempio la conduzione di audit interni, o la modifica di attività aziendali quali ad esempio il controllo in ingresso di merci, o le verifiche di un progetto. La formazione in questi casi sarà necessaria per fornire le competenze al personale che condurrà internamente gli audit al sistema o per spiegare al personale del magazzino i nuovi controlli da effettuare sulle merci in ingresso, o al personale dell’ufficio tecnico le nuove modalità per verificare il progetto prima di approvarlo.
Nel primo caso, dopo una formazione di base sulla conduzioni degli audit, sarà l’affiancamento durante gli audit interni effettuati dal sottoscritto a completare la formazione degli auditor interni.
Negli altri casi la soluzione potrebbe essere quella di piccole riunioni per illustrare, discutere e confrontarsi con il personale sulle modalità definite, sui controlli da effettuare, visionando la documentazione da utilizzare.
Formazione su aspetti ambientali e rischi
Spesso in questi casi la modalità utilizzata è quella della “formazione operativa sul campo”. Questa formazione prevede interventi formativi della durata di 15/20 minuti direttamente sul luogo di lavoro, e riguarda il personale direttamente coinvolto da uno specifico aspetto ambientale o da un rischio per la salute e la sicurezza sul lavoro.
I moduli hanno uno schema prefissato che prevede:
la presentazione e condivisione degli obiettivi del modulo,
illustrazione dell’argomento e coinvolgimento del personale sul problema e sulle soluzioni possibili,
spiegazione sulle modalità d’azione per la gestione dell’aspetto o rischio.
Questo metodo risulta estremamente efficace per la formazione sulle istruzioni operative del sistema qualità.
Tutte le attività sopra descritte, opportunamente documentate e valutate per verificarne l’efficacia, costituiscono quell’attività di addestramento richiesta dalle stesse norme sui sistemi di gestione, in effetti due piccioni con una fava.
