In questi anni di consulenza ho potuto constatare come spesso la direzione dell’azienda sia in difficoltà nel definire la propria politica, e ancor di più nel documentarla. Questo non perché non conosca la politica dell’azienda, visto che è lei a definirla, ma perché l’ostacolo è doverla documentare, documentare significa mettere dei confini, delineare, specificare, renderla chiara per condividerla ed attuarla.
In questo post vediamo come fare.
Nei precedenti 3 post STEP 1 abbiamo visto insieme gli aspetti relativi al contesto, alle parti interessate, ai rischi ed opportunità. Abbiamo in pratica definito dove siamo adesso, è ora di parlare di dove vogliamo andare.
Nella norma ISO 9001, come anche nelle altre norme sui sistemi di gestione come ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001, ecc., la massima espressione della meta che vogliamo raggiungere è data dalla politica di gestione.
Infatti tutte le norme sui sistemi di gestione richiedono come requisito quello di “stabilire, attuare e mantenere una propria politica, quale insieme degli orientamenti ed indirizzi dell’azienda”. Qui si parla di futuro.
La politica è necessaria a definire gli obiettivi generali che l’azienda ha e gli indirizzi da seguire per il raggiungimento di questi obiettivi.
Un piccolo aiuto.
Per definire bene la politica possiamo porci alcune domande.
- Qual’è il contesto in cui operiamo?
- Quali sono le attuali prestazioni del sistema di gestione?
- Quali sono le parti interessate che abbiamo individuato come rilevanti e quali aspettative hanno nei nostri confronti?
- Quali miglioramenti saranno necessari per raggiungere i nostri obiettivi?
- Quali risorse sono necessarie?
- Qual’è la direzione strategica che vogliamo seguire?
- Qual’è la nostra missione, visione, e quali sono i nostri valori?
Le risposte a queste domande (suggerisco in forma scritta) ci aiuterà nel definire una politica semplice, comprensibile aderente alla realtà aziendale.
È vero che le norme sopra citate non richiedono la definizione formale nel sistema di una missione, di una visione e dei valori, ma non esistono aziende che non hanno una missione, una visione e dei valori.
La missione è la ragion d’essere dell’azienda.
La visione è l’aspirazione di ciò che l’organizzazione vorrebbe diventare.
I valori sono i principi ed i modelli ai quali l'azienda si ispira.
Perché quindi, non documentare e rendere note queste informazioni, farlo ancor prima di definire la politica sarà, non solo un ulteriore guida per le parti interessate, ma un valido aiuto anche per definire una politica efficace.
Comunicare, comprendere, ma soprattutto applicare.
Una volta definita, la politica va documentata e va comunicata, compresa ed applicata all’interno dell’azienda, va inoltre resa disponibile alle parti interessate.
La comprensione e l’applicazione all’interno dell’azienda è fondamentale, e questo requisito, spesso sottovalutato, comporta delle attività un pochino più impegnative dell’affiggere il documento di politica in una bacheca.
Non è tanto il fatto di conoscerla, non è una poesia da imparare a memoria, ma la guida da seguire all’interno dell’azienda, la sua comprensione è finalizzata alla sua applicazione.
Un ufficio acquisti che conosce a mena dito la politica aziendale, ma acquista materie prime di scarsa qualità per ottenere un buon prezzo, quando nella politica aziendale si dichiara che le matterie prime sono le migliori sul mercato, non è quello che ci si aspetta da un sistema di gestione che funzioni.
Politiche nelle quali si dichiara l’elevata competenza del personale, ma poi non si attuano efficaci processi di selezione del personale e non si investe un euro in formazione ed addestramento, rimarranno dichiarazioni alle quali non crederà nessuno.
Condividere la politica, comunicarla in modo efficace, in modo che questa sia chiara ai collaboratori, ai fornitori, ecc. permetterà a questi di contribuire al raggiungimento degli obiettivi.
La politica come “quadro di riferimento per fissare gli obiettivi”.
Questo requisito apre la porta al passo successivo, la politica ci viene in aiuto quando dobbiamo fissare gli obiettivi aziendali, questi dovranno ispirarsi a quelli generali definiti nella politica stessa.
Direi che se nella politica ambientale dichiaro di voler ridurre i rifiuti prodotti, mi aspetto obiettivi specifici relativi ad esempio alla diminuzione della produzione di rifiuti dai processi produttivi, o l’aumento della frazione recuperabile di rifiuti rispetto a quella non recuperabile, ecc.
Missione, visione, valori, politica, obiettivi, target e piani sono elementi strettamente correlati tra loro.
Riassumendo la politica deve:
- essere semplice e diretta,
- essere chiara, altrimenti sarà di difficile comprensione,
- stare al passo con i tempi, periodicamente riesaminata ed aggiornata,
- identificare in modo estremante chiaro gli indirizzi ed obiettivi generali,
- comprendere i requisiti minimi specificati dalle singole norme ISO.
Nello STEP 1 de laqualitapossibile assisto la direzione nella stesura del testo della politica per la qualità, aiutandola a formalizzare la sua missione, la sua visione e le politiche di gestione. L’aiuto inoltre nel definire il piano di comunicazione con strategie, politiche e obiettivi.
