STEP 1 - ANALISI DEL CONTESTO

È questo il titolo di uno dei requisiti introdotti per la prima volta nella nuova edizione (nuova si fa per dire, nel caso di ISO 9001 e 14001 risalgono al 2015) delle norme sui sistemi di gestione, requisito comune ai sistemi qualità, ai sistemi di gestione ambientale, a quelli di gestione della salute e sicurezza, ecc.
Un requisito di due frasi, in totale cinque righe scarse, che ha dato il via, come spesso succede in questo mondo della consulenza, alle più fantasiose analisi dei massimi sistemi.
Imprese di impianti elettrici che analizzano fattori politici, officine meccaniche che analizzano fattori demografici, imprese edili che analizzano fattori etici e religiosi.
Il tutto mediante tecniche più o meno complesse, che nella maggior parte dei casi  impegnano consulenti e direzione aziendale nella produzione di documenti (non richiesti dalla normativa) che troveranno, nella migliore delle ipotesi, un bel posto nel raccoglitore dei documenti del sistema, belli pronti per il giorno della certificazione.
Come al solito, la colpa è di queste norme e di chi le scrive, che così facendo ingessa le aziende, con attività e documenti inutili.
Niente di tutto questo.
Il requisito prescrive semplicemente ad ogni azienda di determinare i fattori esterni ed interni che sono rilevanti per le sue finalità e per le sue strategie, e quei fattori che possono influenzare (positivamente o negativamente) i suoi risultati. E visto che questi fattori nel tempo cambiano, ed anche con una certa velocità, chiede di monitorarli e riesaminarli nel tempo.

È sufficiente un pranzo di lavoro con un imprenditore, con un amministratore o con un direttore generale per capire di cosa stiamo parlando.
Tra un antipasto ed un primo, tra un secondo ed il contorno, tra un dolce ed il caffè emergono tutti gli aspetti di contesto, quelli che realmente interessano l’azienda.
I problemi con i clienti, la concorrenza, alle volte le normative di settore, la burocrazia, ma anche aspetti positivi: nuovi mercati, nuove tecnologie che possono migliorare la produzione, nuovi software che possono migliorare l’organizzazione.
Se hai un ristorante in una zona industriale, il contesto geografico sarà diverso da chi ha un ristorante al centro di una grande città, il contesto probabilmente determinerà non solo il tipo di clienti, ma anche gli orari di lavoro e sicuramente il menù da offrire ed il prezzo.
Se hai un’azienda di installazione impianti, le normative sia di legge sia tecniche sono un fattore esterno importante, influiscono non solo sugli aspetti legali, ma sulle competenze del personale, sulle sue qualifiche, sulla strumentazione che devi possedere per effettuare un collaudo, sulle responsabilità, ecc. Questi fattori potrebbero essere i punti di forza di un’azienda che si offre ai suoi clienti per la sua elevata competenza tecnica.
Se sei un artigiano che produce soprammobili, e fino a poco tempo fa riuscivi a vendere i tuoi prodotti nella tua regione, oggi internet ti permette di vendere in tutto il mondo, in questo caso è la tecnologia il fattore da considerare.
Se sei uno studio di commercialisti, la competenza del personale ed il livello di aggiornamento sono fattori interni fondamentali.
Ogni azienda ha i propri fattori da considerare e tra questi deve individuare quali sono effettivamente rilevanti.
Non è richiesta un’analisi dettagliata dei fattori, e non sono prescritti metodi specifici per effettuarla, sarà l’azienda a decidere se adottare tecniche strutturate o semplici riunioni, o attività di brainstorming.
L’importante è che vi sia una comprensione dei fattori rilevanti, perché questi costituiscono il contesto in cui si opera, l’ambiente in cui vengono a determinarsi i rischi e le opportunità per il futuro.
La mia consulenza inizia proprio dall’analisi del contesto dell’azienda.
Partendo da una lista predefinita di fattori già individuati ed una check-list molto semplice guido la direzione nell’individuazione e nell’analisi dei fattori rilevanti.